PDF-Sicherheit

Während das in der Navigationsleiste eingeblendete Symbol die aktuellen Sicherheitseinstellungen der aktiven PDF-Datei anzeigt, möchten Sie vielleicht mehr Details zu einem Symbol sehen. So können Sie weitere Informationen über die aktuellen Sicherheitseinstellungen einer PDF-Datei anzeigen:

1. Öffnen Sie das gewünschte PDF.

2. Gehen Sie zu Dokument > Sicherheit  oder klicken Sie in der Navigationsleiste auf das Symbol Sicherheit . Das Dialogfenster Dokumenteigenschaften wird in der Registerkarte Sicherheit angezeigt.

   

   Die aktuellen Sicherheitseinstellungen werden angezeigt. Um eine dieser Einstellungen zu ändern, klicken Sie auf Berechtigungen ändern und geben Sie das Passwort der PDF-Datei ein (falls erforderlich). Weitere Informationen finden Sie unter Ändern von Berechtigungen weiter unten.

1. Es gibt mehrere Möglichkeiten, auf die PDF-Sicherheit zuzugreifen. Halten Sie sich an eine der folgenden Methoden:
   • Wählen Sie Stapel > Sicherheit .
   • Gehen Sie zu Dokument > Sicherheit  und klicken Sie im sich öffnenden Dialogfenster PDF-Sicherheit auf Berechtigungen ändern.
   • Gehen Sie zu Dokument > Dokumenteigenschaften  und wählen Sie dann die Registerkarte Sicherheit. Das Dialogfenster PDF-Sicherheit öffnet sich. Klicken Sie in diesem Dialogfenster auf Berechtigungen ändern.
   • Klicken Sie in der Navigationsleiste auf das Symbol Sicherheit . Das Dialogfenster PDF-Sicherheit öffnet sich. Klicken Sie in diesem Dialogfenster auf Berechtigungen ändern.
   • Wählen Sie in der Navigationsleiste im Menü Sicherheit  die Option Berechtigungen ändern.

   Das Dialogfenster PDF-Sicherheit wird angezeigt.

   

2. Das aktive PDF (sofern vorhanden) wird automatisch zum Prozess hinzugefügt. Um weitere PDFs hinzuzufügen, verwenden Sie eine oder mehrere der folgenden Methoden:

   • Dateien: Fügt einzelne Dateien aus einem Netzwerk oder von einem lokalen Laufwerk hinzu. Wenn Sie diese Option auswählen, öffnet sich das Dialogfenster Öffnen. Navigieren Sie zum entsprechenden Speicherort und wählen Sie die gewünschten Dateien aus.
   • Geöffnete Dateien: Fügt alle Dateien hinzu, die derzeit in Revu geöffnet sind.
   • Geöffnetes Set: Fügt alle im aktuellen Set enthaltenen Dateien hinzu.
   • Ordner: Fügt alle Dateien eines ausgewählten Ordners in einem Netzwerk oder auf einem lokalen Laufwerk hinzu, wobei Dateien in ggf. vorhandenen Unterordnern nicht hinzugefügt werden. Wenn Sie diese Option auswählen, öffnet sich das Dialogfenster Ordner auswählen. Navigieren Sie zum gewünschten Ordner und wählen Sie diesen aus.
   • Ordner und Unterordner: Fügt alle Dateien eines ausgewählten Ordners in einem Netzwerk oder auf einem lokalen Laufwerk sowie sämtliche Dateien in ggf. vorhandenen Unterordnern hinzu. Wenn Sie diese Option auswählen, öffnet sich das Dialogfenster Ordner auswählen. Navigieren Sie zum gewünschten Ordner und wählen Sie diesen aus.

3. Wenn Sie nur bestimmte Seiten in einer oder mehreren PDF-Dateien mit Sicherheitseinstellungen schützen möchten, wählen Sie zunächst die gewünschte(n) PDF-Datei(en) aus und klicken Sie anschließend im Drop-down-Menü Seiten der jeweiligen Dateien auf eine der folgenden Optionen:

   • Alle Seiten: Legt den Bereich für alle Seiten fest.
   • Aktuell: Legt den Bereich nur für die aktuelle Seite fest. Die aktuelle Seitenzahl wird in Klammern angezeigt, beispielsweise Aktuell (2), wenn Seite 2 die aktuelle Seite ist.
   • Ausgewählt: Legt den Bereich für die aktuelle Auswahl fest. Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie vor dem Aufrufen des Befehls eine oder mehrere Seiten ausgewählt haben.
   • Benutzerdefiniert: Legt den Bereich für einen benutzerdefinierten Wert fest. Wenn Sie diese Option wählen, wird die Liste durch ein Textfeld ersetzt. So geben Sie einen benutzerdefinierten Bereich ein:
     • Geben Sie die erste und die letzte Seitenzahl ein, getrennt von einem Gedankenstrich. Damit definieren Sie diese beiden Seiten und alle dazwischenliegenden Seiten als Bereich.
     • Trennen Sie Seitenzahlen, die nicht aufeinanderfolgen, durch Kommata voneinander ab.

     Mit der Eingabe 1–3, 5, 9 definieren Sie beispielsweise die Seiten 1, 2, 3, 5 und 9 für den Bereich.

4. Um eine  gespeicherte Sicherheitskonfiguration zu verwenden, wählen Sie diese im Menü Voreinstellung aus.
5. Um eine neue Sicherheitskonfiguration zu definieren, legen Sie eines der verfügbaren Kennwörter oder beide wie unten beschrieben fest (unter  Sicherheitskonfigurationen finden Sie weitere Informationen zu den Auswirkungen der verfügbaren Kombinationen):
   1. So legen Sie fest, dass die PDF-Datei nur mit einem Kennwort geöffnet werden kann:
      1. Wählen Sie Kennwort erforderlich, um Datei zu öffnen.
      2. Geben Sie das Kennwort in das Feld Offenes Kennwort ein.
      3. Wiederholen Sie das Kennwort im zugehörigen Feld Bestätigen. Falls die Kennwörter nicht übereinstimmen, ist die Schaltfläche OK nicht verfügbar.
   2. So legen Sie fest, dass das Bearbeiten und/oder Drucken der PDF-Datei zulässig ist:
      1. Wählen Sie Berechtigungen aktivieren, um Drucken und Bearbeiten einzuschränken.
      2. Geben Sie das Kennwort in das Feld Masterkennwort ein. Dieses Kennwort gewährt Benutzern, die es besitzen, Zugriff auf alle Bearbeitungs- und Druckfunktionen. Alle anderen Benutzer sind auf jene Funktionen beschränkt, die unter dem Kennwortfeld ausgewählt sind.
      3. Wiederholen Sie das Kennwort im zugehörigen Feld Bestätigen. Falls die Kennwörter nicht übereinstimmen, ist die Schaltfläche OK nicht verfügbar.
      4. Geben Sie mit den verfügbaren Optionen die Berechtigungen für Benutzer an, die das Masterkennwort NICHT kennen. Benutzer mit dem Masterkennwort erhalten den uneingeschränkten Zugriff auf alle normalen Funktionen in Revu.
   3. Wenn Sie ein PDF verschlüsseln möchten, wählen Sie eine Option aus dem Menü Verschlüsselung. Die Optionen sind nach ihrer jeweiligen Komplexität angeordnet, von der einfachsten bis zur komplexesten. Sie sollten die sicherste Verschlüsselung wählen, die mit dem PDF-Leseprogramm der Empfänger kompatibel ist. Alle drei Verschlüsselungsarten können von Revu Windows mit Version 10.1 und neuer sowie Revu Mac geöffnet werden.
   4. Informationen dazu, wie Sie diese Konfiguration zur späteren Verwendung speichern, finden Sie weiter unten unter  Speichern und Anwenden von schnellen Sicherheitseinstellungen.

6. Klicken Sie unten im Dialogfenster auf Speichern. Die neue Sicherheitskonfiguration wird erst nach dem Speichern der PDF-Datei wirksam.

Sie können Sicherheitseinstellungen speichern, um dieselben Einstellungen problemlos auch auf andere PDFs anzuwenden.

So speichern Sie eine Sicherheitskonfiguration:

1. Legen Sie die gewünschten Berechtigungen fest. Wie das funktioniert, wird weiter oben im Abschnitt Ändern von Berechtigungen beschrieben.
2. Klicken Sie rechts neben dem Menü Voreinstellung auf Speichern.  Das Dialogfenster Sicherheitsrichtlinien des Dokuments speichern erscheint.
3. Geben Sie einen Namen für diese Konfiguration ein und klicken Sie auf OK.

So wenden Sie eine gespeicherte Sicherheitskonfiguration an:

1. Öffnen Sie das gewünschte PDF.
2. Wählen Sie die gewünschte Sicherheitskonfiguration in der Navigationsleiste aus dem Menü Sicherheit  aus.

   

Beim Definieren einer Sicherheitskonfiguration können Sie zwei Kennwörter einrichten. Es ist aber nicht erforderlich, beide einzurichten, wenn Sie dies nicht wünschen. Bedenken Sie bei der Entscheidung für die eine oder die andere Variante Folgendes:

Kennwort nur zum Öffnen

• Benutzer werden zur Eingabe des Kennworts aufgefordert, wenn sie versuchen, das PDF zu öffnen.
• Mit diesem Kennwort allein kann aber kein Benutzer das PDF bearbeiten oder drucken.
• Die Vorschau des PDFs ist nicht sichtbar.
• Jeder Benutzer, der das PDF öffnen kann, kann auch auf die Sicherheitseinstellungen des Dokuments zugreifen und diese ändern.

Nur Masterkennwort

• Benutzer werden beim Öffnen des PDFs nicht zur Eingabe des Kennworts aufgefordert.
• Welche Aktionen den Benutzern zur Verfügung stehen, wird über die Optionen unter Berechtigungen festlegen gesteuert, die Sie im Dialogfenster PDF-Sicherheit festgelegt haben.
• Eine Vorschau des PDFs ist sichtbar.
• Benutzer werden zur Eingabe des Kennworts aufgefordert, wenn sie versuchen, auf die Sicherheitseinstellungen des Dokuments zuzugreifen.
  • Mit dem Zugriff auf die Sicherheitseinstellungen des Dokuments werden auch die eingeschränkten Berechtigungen umgangen, die für den Benutzer unter Berechtigungen festlegen definiert wurden. Wurde beispielsweise das Kontrollkästchen Änderungen zulassen deaktiviert, wäre der Benutzer normalerweise nicht in der Lage, Änderungen am PDF vorzunehmen. Allerdings kann ein Benutzer mit dem Masterkennwort die Sicherheitseinstellungen des Dokuments öffnen, wodurch Revu veranlasst wird, ihn als Eigentümer des Dokuments anzuerkennen und ihm den Zugang zu sämtlichen Funktionen zu gewähren.

Sowohl Öffnen- als auch Masterkennwort

• Benutzer werden zur Eingabe des Kennworts aufgefordert, wenn sie versuchen, das PDF zu öffnen. An dieser Stelle funktionieren beide Kennwörter.
• Welche Funktionen den Benutzern zur Verfügung stehen, die das Passwort zum Öffnen eingeben, wird über die Optionen unter Berechtigungen festlegen gesteuert, die Sie im Dialogfenster PDF-Sicherheit festgelegt haben.
• Benutzer, die das Masterkennwort eingeben, haben automatisch Zugriff auf alle gängigen Revu-Funktionen.
• Das Masterkennwort ist erforderlich, um auf die Sicherheitseinstellungen des Dokuments zugreifen zu können.
• Die Vorschau des PDFs ist nicht sichtbar.